Debido al ritmo rápido del cambio tecnológico, los departamentos corporativos no tienen los recursos humanos suficientes para comprometerse con programas que no ofrezcan beneficios sólidos y cuantificables para la organización y los usuarios finales. Debido a que el software es crítico para la misión de la organización, la administración del software ofrece beneficios muy específicos.

No importa cual sea el tipo de la organización o su misión, casi cualquier organización requiere hoy en día el soporte del software “enlatado” y hecho a medida para alcanzar sus objetivos.

La inversión en software es una inversión en productividad, performance y todos los demás elementos necesarios para alcanzar los objetivos de la organización. La Administración del software también ofrece los siguientes beneficios:

Ahorrar dinero.
De acuerdo a algunas estimaciones, se malgasta hasta un 30% del presupuesto de tecnología de una organización porque los activos son difíciles de obtener o son mal utilizados. Adicionalmente, la firma consultora e investigadora líder del Gartner Group estima que las organizaciones pueden hacer un corte de hasta un 11% en sus costos de PC/LAN a través de un manejo más efectivo de inversiones en tecnología, incluyendo la administración del software. Sin una administración correcta del software, muchas veces las compañías perderán dinero desde el proceso de compra. Los editores de software generalmente ofrecen descuentos por la adquisición de licencias de software en cantidad. Al comprar el software en grandes cantidades y al centralizar su administración, la organización se beneficia con mejores precios.

Reducir el Costo Total de la Propiedad (CTP).
Las condiciones de uso incluídas en toda adquisición de software afectan sustancialmente el costo total de la propiedad. El CTP se determina por cada elemento de su ciclo de vida, y los costos de adquisición pueden ser tan bajos como un 10% del CTP cuando se consideran los costos asociados con elementos tales como entrenamiento, modificación, mantenimiento, soporte técnico, inventario y cambio de gerenciamiento.

Manejar el cambio tecnológico.
Mientras la posibilidad de obtener buenos precios en las compras por volumen es importante, la organización será capaz de identificar las necesidades de software, tratar con la vida útil de su software cada vez más corta, evitar la obsolesencia y además asegurar que tiene la tecnología que necesita para cumplir con su misión.

Reducir las pérdidas por robos y mal uso.
Las pérdidas del software no son simplemente un problema para la industria del software. Cuando el software y su documentación se pierden o se roban, el precio que paga la organización puede ser tremendo. Los procedimientos para el manejo de las inversiones de software pueden contener estas pérdidas e impulsar el resultado final.

Reducir el riesgo y la responsabilidad.
Con el abuso intencionado o negligente de las licencias de software, se puede incurrir en penalidades económicas para la organización. Adicionalmente, los ejecutivos de la empresa pueden ser incriminados y encarcelados por la infracción de la ley de propiedad intelectual que pueda ocurrir en la organización. Entender y manejar la inversión reduce estos riesgos a un nivel aceptable.

Mejorar la moral de los empleados.
La mayor fuente de insatisfacción de los empleados es la frustración con las computadoras, el software, la nueva tecnología y los cuellos de botella en el flujo de trabajo. El programa de administración de software ayuda a la organización a identificar las áreas con problemas y permite que se apliquen sistemas de soporte más efectivos que ayuden a reducir el stress de los empleados.

Reducir los problemas de comunicaciones y de transferencia de datos.
En las organizaciones donde la tecnología ha proliferado sin controles, los recursos resultantes muchas veces operan en diferentes plataformas (por ejemplo: marketing usa Macintosh, ventas usa PCs), así como también usan diferente software o diferentes versiones del mismo software. Esto puede dificultar la transferencia de documentos y datos de un departamento a otro, aunque esos sistemas estén en la misma red. La administración de software puede ayudar a estandarizar la tecnología y aplicar aquellos estandares donde se necesiten, mejorando el flujo de trabajo y la eficiencia.

Justificar las inversiones en mejor tecnología.
Las organizaciones se mueven por los retornos en las inversiones y aquellas que no pueden cuantificar una inversión (aún cuando claramente existe), pueden verse forzadas a no hacerla. El Programa de Administración de Software permite que la organización entienda mejor el valor que recibe de la tecnología y que pueda dirigir las inversiones en tecnología a las áreas donde pueda incrementar el retorno de la inversión.